Сокращение расходов на телефонию

Сколько же подключать внешних линий?

Клиент: Компания «Вудсток»

Сфера бизнеса: Продажа лакокрасочных материалов по России и странам СНГ

Количество собственных региональных офисов: 20

Расходы на телефонию до обращения: не менее 80 000 руб./мес.

Расходы на телефонию после обращения: не более 35 000 руб./мес.

Дополнительные выгоды: новые контакты, новые клиенты, рост прибыли.

Компания «Вудсток» обратилась к нам с просьбой оптимизировать расходы на телефонию. На момент обращения у нашего партнера уже была организована корпоративная телефонная сеть. При этом она не была единой, что доставляло массу неудобств и хлопот.

В различных регионах для связи использовалась аналоговая (традиционная) и IP-телефония. Для входящей связи компанией «Вудсток» было подключено 25 многоканальных телефонных номеров по 10 внешних линий на каждом номере. Ежемесячные расходы на телефонию на момент обращения составляли не меньше 80 000 рублей в месяц.

Для определения реальных потребностей нашего партнера в телефонии нами был проведен аудит его телефонной инфраструктуры и процессов коммуникации. Исследование проводилось на базе Виртуальной АТС «Бизнес Телефония». Срок проведения исследования 3 месяца. По его итогам мы подготовили отчет с выводами и рекомендациями.

Общие требования к коммуникациям

Для оперативного решения задач и сокращения расходов на обслуживании телефонии компании «Вудсток» необходимо организовать единую корпоративную телефонную сеть на базе одной АТС.
Второе, на что мы обратили внимание наших партнеров, — отсутствие достоверной статистики по всем входящим и исходящим звонкам. А это является необходимым условием для эффективной работы со всеми обращениями клиентов.
Для оперативной обработки заявок в коммерческие департаменты по телефону мы рекомендовали интегрировать телефонию с 1С. Для улучшения качества передачи голоса посредством IP-телефонию необходимо разделить интернет каналы.

Исходящая телефонная связь

Для междугородных и международных звонков по регионам, в которых у компании «Вудсток» нет офисов нами было рекомендовано пользоваться IP-телефонией. При этом звонить клиентам из другого регионального представительства, сотрудники компании должны по тарифам местной связи. Это получается дешевле междугородных тарифов IP-телефонии.

Входящая телефонная связь

Мы также выявили непропорциональное распределение входящих телефонных линий. К примеру, в московском офисе, телефонный номер которого имел всего 10 внешних линий, ежемесячно компания теряла до 30% входящих звонков. И наоборот, в региональных офисах ежемесячно простаивали без надобности от 3 до 5 внешних линий. Исходя из полученных данных мы рекомендовали нашим партнерам использовать действительно необходимое число внешних линий на телефонном номере каждого города. При этом в отдельных городах-миллионниках число внешних линий должно быть в полтора-два раза больше внутренних линий.
В связи с высокой стоимостью содержания многоканальных телефонных номеров операторов традиционной связи мы рекомендовали нашим партнерам подключить на каждый город Виртуальные телефонные номера
Помимо этого предложенное нами решение позволяло соединять клиентов, позвонивших в региональный офис, с головным офисом. Так компания «Вудсток» становилась действительно ближе к клиенту.

Что получилось

Компания подключила по одному Виртуальному номеру телефона в каждом региональном офисе с оптимальным количеством внешних линий на каждом. По мере необходимости компанией оперативно подключаются новые линии.
Для организации единой корпоративной телефонной сети была выбрана Виртуальная АТС «Бизнес Телефония», которая позволила нашим партнерам увеличить число входящих звонков, не пропускать их и превращать звонки в клиентов

Телефония была интегрирована с 1С.
Для исходящей связи была выбрана оптимальная комбинация IP и традиционной аналоговой телефонии. Теперь система сама определяет по каким тарифам сотрудникам компании звонить дешевле. По Москве и Санкт-Петербургу у компании «Вудсток» подключены безлимитные тарифы на звонки на городские номера.

Ощутимые выгоды

Число заказов от новых клиентов по телефону в первые 2 месяца увеличилось на 13%.
Коммерческие департаменты компании «Вудсток» стали обрабатывать заказы в 2 раза быстрее.
В 3 раза сократились расходы на входящую телефонную связь.

На междугородные и местные звонки компания стала тратить на 60% меньше.
Сотрудники региональных офисов общаются внутри корпоративной сети бесплатно.
Управлять телефонией через Виртуальную АТС «Бизнес Телефония» IT-специалисты «Вудсток» стали быстрее, система стала работать стабильнее и эффективнее, расходы на ее содержание уменьшились в 2 раза.

Ближайшие планы по оптимизации телекоммуникационной инфраструктуры: Благодаря интеграции телефонии с 1С коммерческие департаменты компании «Вудсток» стали обрабатывать больше заказов.

Теперь руководством компании поставлена цель увеличить число закрываемых сделок. Для реализации этой задачи была выбрана CRM-система «Бизнес Телефония». На данный момент времени это решение тестируется в головном офисе наших партнеров для определения наиболее эффективной конфигурации.

UPD: CRM-система "Бизнес Телефония" внедрена.